Sags- og dokument­håndtering, ESDH 

Med Axpoint ESDH får du en komplet løsning til sags- og dokumenthåndtering, der bygger på de samme værktøjer som du allerede bruger. Det skaber sammenhæng og effektivitet i din dagligdag, uden at gå på kompromis med kvaliteten i sagsbehandlingen.

Axpoint smartoffice on iPad

ESDH behøver ikke at være kedeligt

I mange år har sags- og dokumenthåndtering (ESDH) været forbundet med besværlige og monotone arbejdsgange og IT-løsninger, der mere var bygget for systemets skyld end for at lette din daglige arbejdsgang med sager og dokumenter.

Axpoint ESDH har vi vendt det hele på hoved og har fokus på, hvordan vi kan gøre det nemt for dig.

Alt det kedelige som f.eks. metadata tagging, rettighedsstyring, journalisering i arkiv osv. klarer Axpoint automatisk for dig samtidig med, at alle krav til compliance- og governance er overholdt.

Så ønsker du en morderne og innovativ ESDH løsning, så er Axpoint ESDH det rette valg.

Integration til Office

De fleste dokumenter og e-mail til og fra din virksomhed kommer gennem Outlook. Vi har derfor gjort det usædvanligt nemt at gemme e-mail og vedhæftninger direkte fra Outlook til Axpoint. På samme nemme måde kan du med få klik hente dokumenter fra Axpoint til den e-mail du er ved at skrive og endda konvertere den til PDF inden den bliver vedhæftet.

Som prikken over i’et kan integrationen til Outlook også anvendes i forhold til Teams, SharePoint og OneDrive.

Super søgning

Du behøver ikke længere huske på, hvor du har gemt tingene – eller regne ud, hvor andre kan have lagt dem. Bare brug den indbyggede SmartSearch, så får du adgang til alle relevante informationer med få tastetryk. Det er ren “information at your fingertips”!

Vores tagging robot sørger for, at alle dokumenter automatisk bliver tagget, så du med et par klik kan zoome ind på de relevante dokumenter,

Versionering og deling

Med Axpoint har du og dine kollegaer altid adgang til den nyeste version af et dokument – og med ét klik kan du se og gendanne tidligere versioner. Axpoint holder styr på alle versioner af hvert eneste dokument og giver mulighed for, at I kan arbejde flere i det samme dokument på samme tid uden at være bange for, at I overskriver hinandens rettelser.

Herudover kan du også dele et specifikt dokument med eksterne personer på sikker måde. Hermed sikrer du, at dokumentet forbliver i Axpoint og ikke kommer til at ligge som en kopi i din e-mail.

 

Sagsparter

Alle sager kan tilknyttes én eller flere sagsparter – også kaldet kontakter. Den samme sagspart kan have forskellige roller på forskellige sager og fra sagspartens overbliksbillede kan du nemt se hvilke sager sagsparten er tilknyttet og hvilken rolle sagsparten har på den enkelte sag.

Som standard kan man anvende personer, virksomheder og ejendomme som sagsparter. Disse sagsparter kan ligeledes oprettes og vedligeholdes automatisk ud fra data i CPR/CVR-registret.

Digital underskrift

Dine dokumenter kan sendes til digital underskrift direkte fra Axpoint. Modtagerne kan underskrive men enten Touch eller en af de nordiske signeringsformer, herunder NemID.

Når dokumenterne er underskrevet, bliver de automatisk gemt i Axpoint på det sted hvor underskriftsprocessen startede.

Det er effektivt og kan gøres til en pris, der er lavere end at sende et brev med posten.

Workflow

Mange arbejdsgang kan effektiviseres ved at anvende digitale workflow, der gør det kedelige og monotone arbejde for dig så du kan fokusere på det du er god til.

Eksempler på workflow kunne være godkendelse af et dokument, opdatering af data i et andet system, oprettelse af et nyt Teams med dokumenter etc.

Alle workflow i Axpoint oprettes og vedligeholde selvfølgelig med Power Automat som er en del dit Microsoft 365 abonnement!

Aflevering til Rigsarkivet

Offentlige myndigheder er jf. arkivloven forpligtet til at aflevere indholdet fra deres ESDH-løsning til Rigsarkivet for hver journalperiode, som typisk er 5 år.

For at gøre denne afleveringsproces så nem som muligt, har vi udviklet et afleveringsværktøj, som automatisk henter alt data ud ESDH-løsningen og generere en afleveringsversion til Rigsarkivet. Vores dygtige konsulenter hjælper jer gennem hele processen.